Planejador de recursos para Microsoft Planner, em todos os seus planos

O People View do MS Planner Premium mostra como as tarefas se distribuem entre os integrantes da equipe. Ele não mostra horas comprometidas, taxas de utilização nem a carga de trabalho em vários planos. O Placker adiciona tudo isso ao seu ambiente Microsoft 365.

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Resumo rápido

Planejador de Recursos em resumo: MS Planner

Veja quem está sobrecarregado em todos os seus planos do Planner, dia a dia:

  • Horas por integrante por dia, não contagem de tarefas. O Placker mostra quantas horas cada pessoa assumiu no Gantt para Microsoft Planner, dia a dia, então você percebe uma segunda-feira sobrecarregada antes de fechar o cronograma.
  • Superalocação destacada automaticamente. Quando as horas assumidas por alguém passam da capacidade daquele dia, o Placker destaca esse dia no Planejador de Recursos, sem planilha nenhuma para montar.
  • Capacidade entre planos sem o Project Plan 3 ou 5. Conecte vários planos de grupo do Microsoft 365 e o Placker soma a carga de trabalho de todos eles em uma única visão, enquanto a visão de carga do próprio Planner cobre um plano de cada vez.
  • Os relatórios de FTE mostram se a entrada de trabalho é realista. O Relatório de Planejamento de Capacidade calcula o FTE de cada pessoa (esforço planejado dividido pelas horas disponíveis), então um FTE acima de 1,0 sinaliza um plano com compromissos demais antes de o sprint começar.

Horas assumidas

Além da distribuição de tarefas: horas assumidas por dia

O Planejador de Recursos do Placker mostra uma linha em estilo Gantt para cada pessoa do time, com uma barra de carga de trabalho vinda das estimativas de esforço de cada tarefa do Planner. Os dias com superalocação são destacados automaticamente. A capacidade padrão é de 8 horas por dia e você pode configurar isso por pessoa.

A People View do MS Planner Premium distribui as tarefas em raias por responsável. Ela não associa horas às tarefas, então duas pessoas com a mesma quantidade de tarefas podem carregar cargas reais bem diferentes. Essa visão mostra distribuição, não utilização.

Você vê em horas onde cada pessoa está antes de atribuir a próxima tarefa. O excesso de compromissos aparece como um sinal visual na linha do Gantt, e não como um prazo perdido no fim do sprint.

O planejador de recursos do Gantt do Placker soma as horas comprometidas de cada membro do Microsoft Planner por dia útil, transformando as duas tarefas sobrepostas da Anna em uma sobrecarga destacada de 16 horas.

Relatórios de FTE

Visibilidade da carga de trabalho entre planos e relatórios de FTE

Vários planos do Planner se conectam em uma visão de portfólio usando quadros principais e Grupos de Quadros. O Relatório de Planejamento de Capacidade soma o esforço de todos os planos conectados e calcula o FTE de cada pessoa. Um número acima de 1,0 significa que a pessoa está superalocada no portfólio inteiro.

O MS Planner não tem uma visão de carga entre planos. Alguém do time atribuído a três planos no seu ambiente do Microsoft 365 aparece separadamente na People View de cada plano. Não existe um jeito nativo de ver a carga combinada dessa pessoa. A maioria dos times descobre o conflito quando alguém perde um prazo.

Você reúne todos os planos em uma única visão de capacidade e enxerga a superalocação antes que ela chegue na entrega. Quando entra um projeto novo, você confere os números de FTE do portfólio antes de assumir uma data de início.

O relatório de capacidade do Placker pontua a carga de trabalho de cada pessoa como um número de FTE em todos os planos do Microsoft Planner conectados, com a Anna acima da linha de capacidade de um, em 1,3.

Acompanhamento de esforço

Planeje, acompanhe e ajuste o esforço no Microsoft 365

Cada tarefa do Planner no Placker tem três campos de esforço: planejado, real e restante. Você define as estimativas no planejamento, registra o real conforme o trabalho anda, e o restante se atualiza sozinho. O Planejador de Recursos e o Relatório de Planejamento de Capacidade refletem o estado atual dos três campos.

Na interface nativa, as tarefas do Planner não têm campos de esforço. Times que precisam de dados de plano versus realidade costumam manter uma planilha ou um arquivo de projeto paralelo, fora do Microsoft 365. Os três campos ficam em cada tarefa, dentro do fluxo de trabalho que você já usa.

Você acompanha a confiança na entrega sem trocar de ferramenta. Quando o real se afasta da estimativa no meio do projeto, você vê o desvio no Planejador de Recursos e o replanejamento acontece na mesma interface que seu time usa todo dia.

O relatório de esforço do Placker compara o esforço planejado com o real registrado em cada tarefa do Microsoft Planner, com a tarefa de Design estourando o plano em seis horas, em vermelho.

Como funciona

Veja quem está sobrecarregado e reatribua trabalho com confiança, em quatro passos.

  1. 1

    Conecte sua conta Microsoft 365

    Conecte sua conta Microsoft 365 ao Placker e selecione os planos do Planner que você quer acompanhar.

    Tela de conexão do Microsoft 365 no Placker com os planos do Planner disponíveis para seleção
  2. 2

    Ative o Resource Planner na vista de Gantt

    Abra a vista de Gantt e ative o Show Resource Planner. Cada membro da equipe aparece como uma linha com uma barra de carga de trabalho construída a partir das estimativas de esforço das tarefas.

    Vista de Gantt do Placker de um plano do Microsoft Planner com o Show Resource Planner ativado e uma barra de carga de trabalho para cada membro da equipe
  3. 3

    Adicione estimativas de esforço às suas tarefas

    Adicione estimativas de esforço às tarefas do Planner usando o campo de horas planejadas. Os dias superalocados são destacados automaticamente com base na capacidade diária configurada de cada membro.

    Tarefa do Microsoft Planner no Placker com horas planejadas configuradas e um dia superalocado destacado em relação à capacidade diária do membro
  4. 4

    Revise a capacidade com o Relatório de planejamento de capacidade

    Abra o Relatório de planejamento de capacidade para revisar as pontuações de FTE nos seus planos, e use os três modelos integrados para compartilhar os dados de capacidade com patrocinadores do projeto ou a liderança.

    Relatório de planejamento de capacidade do Placker mostrando pontuações de FTE nos planos do Microsoft Planner com os modelos de relatório integrados

Como funciona

1. Conecte sua conta do Microsoft 365 ao Placker e selecione os planos do Planner que você quer acompanhar. 2. Abra a visão de Gantt no Placker e ative 'Show Resource Planner'. Cada pessoa do time aparece como uma linha com uma barra de carga de trabalho montada a partir das estimativas de esforço das tarefas. 3. Adicione estimativas de esforço às tarefas do Planner no campo de horas planejadas. Os dias com superalocação são destacados automaticamente a partir da capacidade diária configurada para cada pessoa. 4. Abra o Relatório de Planejamento de Capacidade para revisar os números de FTE nos seus planos e use os três modelos prontos para compartilhar os dados de capacidade com patrocinadores do projeto ou com a liderança.

Casos de uso

Onde os times usam o planejador de recursos para equilibrar a carga de trabalho entre os planos do Planner e não sobrecarregar ninguém.

  • Gestão conferindo a capacidade antes de aceitar trabalho

    Quem gerencia o time abre o planejador de recursos do Placker antes de aceitar trabalho novo no sprint. A visão de recursos mostra as horas assumidas por cada pessoa nesta semana, então dá para direcionar o novo pedido para quem tem folga, e não para quem se oferece primeiro.

  • Liderança de time evitando o esgotamento

    Quem lidera o time revisa o planejador de recursos no fim de cada sprint para achar quem está com mais de 40 horas de trabalho planejado no sprint seguinte. As pessoas sobrecarregadas aparecem na hora, e dá para redistribuir as tarefas antes que o esgotamento vire um problema de produtividade.

  • Gestão de projetos equilibrando projetos paralelos

    Quem gerencia o projeto usa o planejador de recursos do Placker para alocar as mesmas pessoas de desenvolvimento em dois projetos simultâneos do Microsoft Planner. O planejador mostra as horas combinadas dos dois planos, o que evita a dupla alocação que não apareceria em nenhum dos projetos isoladamente.

Dicas e boas práticas

Conselhos práticos para aproveitar melhor seu fluxo de trabalho

Use o Planejador de Recursos para ver como as tarefas do Microsoft Planner estão distribuídas no seu time

O Planejador de Recursos do Placker mostra as tarefas do Planner de cada pessoa do time ao longo do tempo, com cores por nível de capacidade. É o jeito mais claro de ver quem está sobrecarregado e quem tem espaço para mais trabalho.

Arraste tarefas do Microsoft Planner no Planejador de Recursos para reequilibrar o time

Quando você percebe que a agenda de alguém do time está cheia, arraste as tarefas dessa pessoa para quem tem capacidade ou ajuste as datas para espalhar a carga. O Placker sincroniza as mudanças de volta para o Microsoft Planner automaticamente.

Revise o Planejador de Recursos antes de assumir novas tarefas do Microsoft Planner

Antes de colocar uma tarefa nova no plano de alguém do time, abra o Planejador de Recursos para ver como a agenda dessa pessoa já está. Ver a capacidade ajuda você a assumir compromissos que seu time consegue entregar de verdade.

Use revisões semanais no Planejador de Recursos para evitar o esgotamento do time

Uma olhada rápida no Planejador de Recursos na segunda-feira ajuda você a pegar sobrecargas antes de a semana começar. Redistribuir o trabalho no início da semana é sempre mais fácil do que apagar incêndio no meio do sprint.

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